ZAKAJ IZDELOVATI ARHIV?

Poglavitna funkcija arhiva je zaščita podatkov ter zgodovine poslovanja v primeru okvare računalnika. Ker so okvare lahko trajne vam prav tako svetujemo, da arhiv shranjujete izven računalnika (na USB ključku, zunanjem disku, e-mailu...), da se zaščitite pred popolno izgubo podatkov. Navodila za ustvarjanje arhiva pa si lahko preberete v nadaljevanju.

POSTOPEK KREIRANJA ARHIVA

Zaželjeno in izjemno koristno je, da po vsaki uporabi programa Poslovanje (torej ko končamo z delom v programu) ali že med samo uporabo ustvarimo oziroma izdelamo varnostno kopijo - arhiv.

Varnostno kopijo lahko izdelamo na dva načina:

• Ročno: arhiv lahko ročno izdelamo kadarkoli želimo, in sicer tako, da kliknemo na Poslovanje / Izdelava varnostne kopije.
  
  
• Avtomatsko: kadarkoli želimo končati z delom in zapreti program oz. se odjaviti, se nam pojavi okenček z opozorilom. Arhiv v tem primeru ustvarimo, če kliknemo gumb Arhiviraj. S tem ustvarimo arhiv tekočega dne.

Naj tu omenimo še dodatno storitev Arhiv FTP. Nasvet, kako jo uporabljati, lahko preberete tukaj.

PRIMARNA LOKACIJA ARHIVA

Arhivi se hranijo v namestitveni (osnovni) mapi programa. V kolikor je niste prestavljali se nahaja na naslednjih lokacijah:

Mac: MacintoshHD/Applications/Poslovanje/Arhiv
PC: C:/Programske datoteke/Poslovanje/Arhiv

SEKUNDARNA LOKACIJA ARHIVA

Možnost izdelave sekundarnega arhiva programa je izredno priročna saj omogoča, da program ob vsakemu arhiviranju izdela arhiv v primarno lokacijo ter poleg tega še v sekundarno lokacijo, ki se lahko nahaja kjerkoli (zunanji disk, mrežni disk, USB ključek...). Priročna opcija je tudi možnost kompresiranja (stiskanja) arhiva, ki zmanjša obseh arivske datoteke v povprečju za cca. 70%.

Nastavitve glede sekundarne lokacije arhiva najdete v oknu Nastavitve (Poslovanje / Nastavitve programa). Tu izberete zavihek Arhiviranje. Funkcije, ki jih tu nastavljamo so sledeče:

• Mapa za dodatni arhiv - Izberete lokacijo za dodatni arhiv
• Maksimalno število arhivov (Maksimalno št. dodatnih arhivov) - Tu določite maksimalno število arhivov, ki jih bo program držal v mapah. Priporočamo 30 za glavno in 15 za dodatno mapo.
• Kompresiranje arhiva (Kompresiranje dodatnega arhiva) - možnost kompresije arhiva v datoteko ZIP, kar stisne datoteko tudi do 70% njene originalne velikosti. To funkcijo priporočamo za dodatni arhiv.

KAJ VSEBUJE ARHIV

Arhiv vsebuje vse podatke, ki ste jih vpisali do trenutka kreiranja. Priporočamo, da vedno hranite vsaj zadnje 3 arhive. Prav tako je dobro, da jih kopirate tudi na drugo lokacijo, v kolikor ne uporabljate opcije sekundarnega arhiva.

UVOZ VARNOSTNE KOPIJE

Na zadnje naj omenimo še opcijo uvoz varnostne kopije, ki se prav tako nahaja v meniju Poslovanja. Izberemo željeni arhiv in ga uvozimo v program ter nadaljujemo z delom. Izbrana varnostna kopija se mora vedno nahajati v mapi Arhiv.

Kot lahko vidite, vam Poslovanje nudi proste roke kar se tiče kreiranja in brisanja dokumentov, popravljanja podatkov itd. S konsistentnim izdelovanjem varnostnih kopij pa preprečite, da bi podatke kadarkoli izgubili.

ZGODOVINA DOKUMENTA oz. ZGODOVINA VSEH SPREMEMB V PROGRAMU

Program poslovanje je zasnovan tako, da kadarkoli omogoča vpogled v zgodovino spremeb, ki so bile narejene na posameznih dokumentih ali celotnem programu. Funkcija je zelo pomembna saj nam pomaga ugotoviti morebitne napačne vnose, spremembe ali celo napake. Funkcijo najdete na vsakem pomembnem dokumentu ali šifrantu v dodatnih "Možnostih" kot prikazuje spodnja slika.

IMATE DODATNE ŽELJE?

Program Poslovanje se konstantno razvija in raste z Vašimi željami. Sporočite nam Vaše želje ali pripombe glede funkcionalnosti programa Poslovanje in vključili jih bomo v prihodnjih verzijah.

Na vašo željo program razširimo tudi na podlagi individualnih potreb.

Telefon: 059 93 20 44

E-mail: info@datastudio.si

RAČUNALNIK UKRADEN ALI OKVARJEN? PODATKI OSTANEJO

Z dodatkom Arhiv FTP preprečite nevšečnosti ob okvari ali izgubi računalnika. Vsi podatki so varno shranjeni na oddaljeni lokaciji zaščiteni pred nezaželenimi pogledi.

Več o storitvi Arhiv FTP si oglejte tukaj.